Mandantendaten über die Website entgegennehmen: Formular, Upload und Berufsgeheimnis

Ein Mann liest auf der Website einer Kanzlei, dass dort Arbeitsrecht bearbeitet wird. Er tippt sein Anliegen ins Kontaktformular: Name des Arbeitgebers, was ihm vorgeworfen wird, was er selbst dazu meint. Vier Absätze, sehr konkret. Dann hängt er noch das Kündigungsschreiben an und drückt auf Senden.

In diesem Moment sind Angaben unterwegs, die diesen Mann seine Stelle kosten können, wenn sie am falschen Ort landen — und niemand in der Kanzlei hat entschieden, welchen Weg sie nehmen. Das hat jemand entschieden, der vor drei Jahren das Formular eingebaut hat.

Genau das ist der Punkt dieses Beitrags. Bei einer Kanzlei, einer Praxis, einem Treuhandbüro, einem Immobilienbüro oder einem Architekturbüro ist das Kontaktformular kein Gestaltungselement. Es ist die Stelle, an der vertrauliche Angaben in Ihren Betrieb eintreten. Und wer diese Stelle nicht bewusst gebaut hat, hat sie trotzdem gebaut — nur eben nebenbei.

Zwei Pflichten, die regelmässig verwechselt werden

Über Websites und Datenschutz wird viel geschrieben, fast immer über eine der beiden Pflichten. Bei beratenden Betrieben gelten sie nebeneinander, und sie stellen unterschiedliche Fragen.

Die erste ist der Datenschutz. Das revidierte Datenschutzgesetz gilt seit dem 1. September 2023. Es verlangt unter anderem, dass Sie Personendaten durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen schützen; der Bundesrat legt dazu Mindestanforderungen fest, die in der Verordnung stehen. Der Massstab ist das Risiko: Je heikler die Daten und je grösser der mögliche Schaden, desto mehr wird erwartet. Wer die Mindestanforderungen vorsätzlich verletzt, kann nach dem Gesetz mit Busse bis 250'000 Franken bestraft werden. Kommt es zu einer Verletzung der Datensicherheit mit hohem Risiko für die Betroffenen, ist sie ausserdem dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu melden.

Die zweite ist das Berufsgeheimnis. Das ist keine Frage des Datenschutzrechts, sondern des Strafrechts. Artikel 321 des Strafgesetzbuchs nennt unter anderem Rechtsanwältinnen und Verteidiger, Notarinnen, Patentanwälte, nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisorinnen, Ärzte, Zahnärztinnen, Chiropraktoren, Apothekerinnen, Hebammen, Psychologen, Pflegefachpersonen, Physiotherapeutinnen, Ergotherapeuten, Ernährungsberaterinnen, Optometristen und Osteopathinnen — und ausdrücklich deren Hilfspersonen. Wer ein anvertrautes Geheimnis offenbart, wird auf Antrag mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe bestraft. Die Pflicht endet nicht mit dem Mandat und nicht mit der Berufsausübung.

Der Unterschied ist praktisch bedeutsam. Datenschutz fragt: Verarbeiten Sie sauber, transparent und angemessen gesichert? Das Berufsgeheimnis fragt: Kann jemand ausserhalb Ihres Betriebs überhaupt in die Nähe dieser Angaben kommen? Ein Formular kann datenschutzrechtlich ordentlich beschriftet sein und trotzdem einen Weg nehmen, den ein Geheimnisträger so nicht wählen würde.

Und wenn Sie nicht auf der Liste stehen?

Ein Treuhandbüro ohne Revisionsmandat fällt in der Regel nicht unter Artikel 321. Dasselbe gilt für Immobilien- und Architekturbüros. Das heisst aber nicht, dass die Unterlagen weniger vertraulich sind — eine Steuererklärung, ein Kaufpreis oder ein Bauvorhaben vor der Publikation sind genau das.

Die Bindung entsteht dort über den Auftrag: Das Auftragsrecht verpflichtet die beauftragte Person zu Sorgfalt und Treue, und dazu gehört die Verschwiegenheit. Dazu kommt das Datenschutzgesetz, das eine eigene Strafbestimmung für die vorsätzliche Offenbarung geheimer Personendaten kennt, von denen jemand bei der Berufsausübung Kenntnis erlangt hat — ebenfalls mit Busse bis 250'000 Franken.

Für die Website läuft beides auf dieselbe Frage hinaus: Passt der Weg, den Sie anbieten, zur Empfindlichkeit dessen, was die Leute darauf schicken?

Die drei Wege im Vergleich

Erstens: die E-Mail-Adresse auf der Kontaktseite. Der einfachste Weg — und der, bei dem am meisten stillschweigend angenommen wird. Der Transport zwischen Mailservern ist heute meist verschlüsselt, garantiert ist das aber nicht, und es betrifft ohnehin nur den Weg. Danach liegt die Nachricht bei Ihrem Anbieter, ist für Ihr Postfach im Klartext lesbar und bleibt dort meist jahrelang liegen. Für einen Terminwunsch ist das völlig in Ordnung. Für eine Diagnose, einen Vertragsentwurf oder Lohnabrechnungen ist es der falsche Kanal — nicht weil E-Mail verboten wäre, sondern weil Sie über den Weg nicht mehr bestimmen, sobald die Adresse öffentlich auf der Seite steht.

Zweitens: das Kontaktformular. Der Vorteil gegenüber der offenen Adresse: Sie bestimmen, was gefragt wird, wohin es geht und wie es ankommt. Ein Formular überträgt über eine verschlüsselte Verbindung, wenn die Seite über HTTPS läuft. Entscheidend ist danach, was mit der Eingabe passiert — und da wird es bei Standardlösungen unübersichtlich: Manche Formulare schicken die Eingabe an einen Dienstleister im Ausland, legen sie zusätzlich in einer Datenbank ab, hängen ein Statistikwerkzeug daran oder verschicken die Benachrichtigung wieder als gewöhnliche E-Mail. Damit ist der sorgfältig gewählte Weg am Ende doch eine E-Mail — und zwar eine, von der Sie es nicht wissen.

Ein zweiter, häufiger technischer Fehler an dieser Stelle: Das Formular verschickt die Benachrichtigung im Namen des Interessenten, setzt also dessen Adresse als Absender ein. Das ist nicht nur eine Zustellbarkeitsfrage — es sorgt dafür, dass die Meldung im Spam landet und Sie eine Anfrage gar nicht erst sehen. Warum das so ist und wie es richtig geht, steht im Beitrag dazu, warum Firmen-E-Mails im Spam landen.

Drittens: der geschützte Upload. Ein Bereich, in den ein Mandant Dateien legt, nachdem er von Ihnen einen Zugang erhalten hat. Das ist der Weg für alles, was tatsächlich Akte ist: Verträge, Befunde, Buchhaltung, Pläne, Ausweiskopien. Er kostet einen Schritt mehr — jemand muss den Zugang einrichten — und genau deshalb gehört er nicht an den Anfang, sondern hinter den Erstkontakt.

Die vernünftige Aufteilung ist deshalb fast immer dieselbe: Das Formular nimmt die Anfrage entgegen, der geschützte Weg nimmt die Unterlagen entgegen, und die E-Mail-Adresse bleibt für alles andere. Wichtig ist nur, dass beide Wege auf der Seite genannt sind. Ein Upload, von dem niemand weiss, wird nicht benutzt — dann kommen die Unterlagen doch als Anhang.

Das Formular soll wenig fragen — nicht viel

Der häufigste Fehler in Formularen beratender Betriebe ist nicht die Technik, sondern die Gier. Zwölf Felder, die Hälfte Pflicht, Geburtsdatum, Versichertennummer, ein grosses Freitextfeld ohne Hinweis. Das ist gleich dreifach ungünstig: Es widerspricht dem Grundsatz, nur zu erheben, was für den Zweck nötig ist. Es senkt die Zahl der Anfragen, weil Menschen abbrechen. Und es lädt dazu ein, genau die Einzelheiten hineinzuschreiben, die dort nicht hingehören.

Was in der Praxis funktioniert, ist knapp: Name, eine Rückmeldemöglichkeit, das grobe Anliegen — bei einem Architekturbüro etwa Art des Vorhabens und Ort, bei einer Treuhand Rechtsform und Anliegen. Dazu ein Satz beim Freitextfeld, der die Erwartung setzt: dass Einzelheiten nicht ins Formular gehören, sondern ins erste Gespräch. Dieser eine Satz erspart Ihnen mehr heikle Eingaben als jede Technik dahinter.

Ebenso wichtig ist, was nach dem Absenden passiert: eine sichtbare Bestätigung, eine realistische Angabe, wann Sie antworten, und ein Hinweis auf den dringenden Weg, falls es eilt. Wie sich das zur Frage nach einem Buchungssystem verhält, steht ausführlich im Beitrag Terminanfrage oder Buchungssystem.

Zehn Minuten: der Selbstcheck

Sie brauchen dafür nur Ihre eigene Website und Ihr Postfach.

1. Füllen Sie Ihr eigenes Formular aus — mit einem Testtext, den Sie wiedererkennen. Wo kommt die Meldung an? In welchem Postfach, mit welchem Absender, und liegt der Text zusätzlich irgendwo in einem Verwaltungsbereich der Website? Wenn Sie diese Frage nicht beantworten können, ist das bereits der Befund.

2. Prüfen Sie das Schloss. Läuft die Seite mit dem Formular über HTTPS, und leitet die Adresse ohne www und die Variante mit http ebenfalls dorthin? Ein Formular auf einer unverschlüsselten Seite ist der einzige Punkt in dieser Liste, der ohne Diskussion sofort erledigt gehört.

3. Zählen Sie die Pflichtfelder. Streichen Sie alles, was Sie für die erste Antwort nicht brauchen. In den meisten Fällen bleiben drei.

4. Suchen Sie den Hinweis beim Freitextfeld. Steht dort, welche Einzelheiten nicht ins Formular gehören? Wenn nicht: ein Satz, zehn Minuten Arbeit, sofortige Wirkung.

5. Suchen Sie den geschützten Weg für Unterlagen. Gibt es einen, und wird er auf der Kontaktseite genannt? Falls es keinen gibt: Wie kommen Unterlagen heute zu Ihnen, und war das eine Entscheidung?

6. Vergleichen Sie mit Ihrer Datenschutzerklärung. Stehen die Werkzeuge, die tatsächlich am Formular hängen, auch dort? Diese Liste stimmt erfahrungsgemäss selten — und sie ist derselbe Punkt, an dem Impressum, Datenschutz und Kontaktformular zusammenlaufen. Wer den Überblick über die eingebundenen Dienste verloren hat, findet im Beitrag zu Ladezeit und Tempo denselben Befund aus technischer Sicht.

Wenn Sie lieber mit einer breiteren Bestandsaufnahme starten: Unser Website-Schnellcheck sieht sich mehrere Punkte einer Seite an und ist kostenlos.

Die organisatorische Hälfte

Datensicherheit ist im Gesetz ausdrücklich technisch und organisatorisch gemeint, und der zweite Teil wird bei Websites fast immer vergessen. Drei Punkte, die nichts kosten:

Wer liest das Postfach? Ein Sammelpostfach, auf das drei Personen zugreifen, von denen eine nicht mehr im Betrieb ist, ist ein Sicherheitsproblem, kein Organisationsdetail. Bei Geheimnisträgern kommt hinzu, dass Hilfspersonen ausdrücklich mitverpflichtet sind — was hier für alle gilt, die Zugriff haben.

Wie lange bleibt eine Anfrage liegen? Anfragen, aus denen kein Mandat wird, gehören nach einer festgelegten Frist gelöscht — auch im Verwaltungsbereich der Website, falls das Formular dort mitspeichert. Ohne festgelegte Frist bleibt alles ewig.

Wer hat die Zugänge? Wenn eine externe Person Ihr Formular betreut, hat sie in aller Regel Zugriff auf das, was hineinläuft. Das ist nicht per se falsch, aber es sollte bekannt und geregelt sein. Zu dieser Frage — wer eigentlich welchen Zugang und welchen Vertrag hält — haben wir aufgeschrieben, wem Ihre Website gehört; und wer die Seite nach dem Aufschalten betreut, steht in Wer pflegt Ihre Website nach dem Launch.

Wie wir es halten

Wir bauen Seiten als fertige Dateien, ohne Redaktionssystem im Hintergrund — schon deshalb gibt es bei uns keinen Verwaltungsbereich, in dem Formulareingaben nebenbei mitgespeichert werden. Formulare verschicken bei uns aus dem eigenen Absender des Betriebs, nicht im Namen des Interessenten. Externe Einbindungen halten wir bewusst knapp und besprechen jede einzelne, statt sie stillschweigend dazuzunehmen; die Datenschutzerklärung entsteht aus der Liste dessen, was tatsächlich eingebunden ist.

Wie sich ein Formular in einem beratenden Auftritt anfühlt, sehen Sie an unseren Branchen-Demos — unter anderem für Kanzlei, Treuhand und Praxis.

Was das kostet, steht offen auf der Preisseite: Festpreise von CHF 1'200, 3'900 und 6'900 je nach Umfang, davor auf Wunsch ein Vorentwurf für CHF 190. Im Website-Abo ab CHF 100 im Monat ist die laufende Pflege enthalten. Was wir nicht tun: Wir machen keine Rechtsberatung und schreiben Ihre Datenschutzerklärung nicht als Rechtsdokument. Wir sagen Ihnen, welche Dienste auf Ihrer Seite laufen und welche Wege eine Anfrage nimmt — den rechtlichen Teil beurteilen Sie oder Ihre Anwältin.

Wenn Sie es bei Ihrem bestehenden Anbieter ansprechen

Drei Fragen genügen, und sie sind für einen sauber arbeitenden Anbieter in wenigen Sätzen zu beantworten.

Welchen Weg nimmt eine Formulareingabe, vom Absenden bis in mein Postfach? Eine gute Antwort nennt jede Station: Server, allfälligen Dienstleister, Speicherort, Versandart. Eine ausweichende Antwort sagt „das ist verschlüsselt" und lässt offen, welcher Teil davon gemeint ist.

Wird die Eingabe zusätzlich irgendwo gespeichert, und wie lange? Wenn ja, brauchen Sie eine Löschfrist und jemanden, der sie umsetzt.

Welche fremden Dienste sind auf der Formularseite eingebunden? Diese Liste sollte existieren. Wenn sie es nicht tut, ist das der eigentliche Befund — sie ist zugleich die Liste, die in Ihrer Datenschutzerklärung stehen müsste.

Was Sie mit den Antworten anfangen — nachbessern lassen, ergänzen oder neu bauen —, ist danach eine Entscheidung mit bekannten Zahlen und keine Vermutung mehr.

Häufige Fragen

Darf ich Mandantenunterlagen per normaler E-Mail entgegennehmen?

Ein Verbot einzelner Techniken kennt das Schweizer Datenschutzrecht nicht — verlangt wird eine dem Risiko angemessene Sicherheit. Bei gewöhnlicher E-Mail ist der Transport heute meist verschlüsselt, garantiert ist das aber nicht, und die Nachricht liegt danach beim Anbieter im Klartext und bleibt oft jahrelang im Postfach liegen. Für einen Terminwunsch ist das vertretbar, für eine Diagnose, einen Vertragsentwurf oder eine Steuererklärung nicht. Wer unter das Berufsgeheimnis fällt, sollte für vertrauliche Unterlagen deshalb einen geschützten Weg anbieten und ihn auf der Website auch nennen.

Was gehört in ein Kontaktformular einer Kanzlei oder Praxis?

So wenig wie möglich: Name, eine Rückmeldemöglichkeit, ein grobes Anliegen. Das Formular ist der Türöffner, nicht die Akte. Ein Freitextfeld sollte mit einem kurzen Hinweis begleitet sein, dass Einzelheiten nicht ins Formular gehören, sondern im ersten Gespräch oder über den geschützten Weg besprochen werden. Pflichtfelder wie Geburtsdatum, AHV-Nummer oder Diagnose gehören nicht in ein öffentliches Formular. Dazu kommen ein Verweis auf die Datenschutzerklärung und eine Empfangsbestätigung mit realistischer Antwortzeit.

Fällt ein Treuhandbüro unter das Berufsgeheimnis nach Art. 321 StGB?

In der Regel nicht allein wegen der Tätigkeit als Treuhänder. Art. 321 StGB nennt unter anderem Rechtsanwältinnen, Notare, Ärztinnen, Zahnärzte, Apothekerinnen, Psychologen, Pflegefachpersonen und Physiotherapeutinnen sowie nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren — und ausdrücklich deren Hilfspersonen. Ein Treuhandbüro ohne Revisionsmandat ist stattdessen vertraglich gebunden, insbesondere über die Sorgfalts- und Treuepflicht aus dem Auftragsrecht, und zusätzlich an das Datenschutzgesetz. Praktisch führt das zum selben Ergebnis: Die Unterlagen sind vertraulich, und der Weg über die Website muss dazu passen.

Stand und Fundstellen: September 2026. Datenschutz: Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) in der seit 1. September 2023 geltenden Fassung — Datensicherheit und Mindestanforderungen des Bundesrats (Art. 8), Meldung von Verletzungen der Datensicherheit an den EDÖB (Art. 24), Strafbestimmung zur Verletzung von Sorgfaltspflichten mit Busse bis CHF 250'000 (Art. 61) sowie zur Verletzung der beruflichen Schweigepflicht (Art. 62); Konkretisierung in der Datenschutzverordnung. Berufsgeheimnis: Art. 321 StGB, einschliesslich der dort genannten Berufe, der ausdrücklich erfassten Hilfspersonen und des Fortbestands der Pflicht nach Beendigung der Berufsausübung. Vertragliche Verschwiegenheit im Auftragsverhältnis: Art. 398 OR. Angaben zu Paketen und Preisen: unsere Preisseite, Stand September 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung und ersetzt die Beurteilung Ihres konkreten Falls nicht. Gesetzesstände ändern sich — prüfen Sie den Stand, bevor Sie darauf handeln.

Über uns: LMMeier ist eine Webagentur im Kanton Zug — Websites für KMU zum Festpreis, persönlich von Lisa und Matthias aus Baar. ← Alle Beiträge