Start Automatisierung Dokumentenablage
Automation 07
Jedes Dokument im richtigen Ordner. Unklares legen wir Ihnen vor.
«Belege, Lieferscheine und Verträge liegen im Postfach, auf dem Handy und im Auto.»
Sie leiten Anhänge weiter oder fotografieren den Beleg. Der Ablauf erkennt die Art, gibt der Datei einen Namen, den man wiederfindet, und legt sie in den richtigen Ordner Ihrer Schweizer Cloud. Was er nicht sicher erkennt, landet in «Prüfen».
Ein Eingang, vier Ordner, ein Name, den man wiederfindet.
Die Regeln legen wir mit Ihnen fest: welcher Absender welche Art schickt und welche Stichworte zählen. Was nicht eindeutig ist, entscheidet ein Mensch.
Ein Eingang
Anhänge an eine Sammeladresse weiterleiten oder den Beleg mit dem Handy fotografieren und schicken.
Art erkennen
Nach Absender und Stichworten: Rechnung, Lieferschein, Vertrag. Die Texterkennung läuft auf dem Server, nicht in einer KI-Cloud.
Einheitlich benennen
Jede Datei heisst gleich aufgebaut: Datum, Absender, Art. So findet man sie auch Jahre später.
Richtig ablegen
In den passenden Ordner Ihrer Schweizer Cloud oder Ihres bestehenden Laufwerks.
Unklares prüfen
Was der Ablauf nicht sicher erkennt, kommt in den Ordner «Prüfen». Dort entscheiden Sie.
Werfen Sie fünf Belege in den Eingang.
Ziehen Sie die Karten in den Eingang, oder tippen Sie eine Karte an und dann den Eingang. Mit der Tastatur: Karte mit Enter aufnehmen, Eingang mit Enter wählen. Einer der Belege ist absichtlich unklar.
Postfach, Handy, Auto
Ihre Schweizer Cloud · Ablage
Protokoll
- Scan_0012.pdf → 2026-10-02_Holzhandel-Muster_Rechnung.pdf
- IMG_4410.jpg → 2026-10-05_Baustoffe-Beispiel_Lieferschein.pdf
- Anhang.pdf → 2026-09-30_Verwaltung-Muster_Vertrag.pdf
- Dokument (3).pdf → 2026-10-06_Werkzeugservice-Beispiel_Rechnung.pdf
- Scan_0013.pdf → Prüfen (kein Absender erkannt)
Ohne JavaScript sehen Sie hier das fertige Ergebnis. Mit JavaScript werfen Sie die Belege selbst ein.
Läuft nur in Ihrem Browser. Nichts wird gespeichert, nichts verschickt, keine KI.
Was wir bauen. Was Sie tun.
Die Regeln entstehen aus Ihren echten Absendern. Dafür schauen wir gemeinsam die Belege eines Monats durch.
Wir bauen und betreiben
- die Sammeladresse und den Abruf der Anhänge
- Regeln nach Absender und Stichworten, mit Ihnen festgelegt
- die einheitliche Benennung: Datum, Absender, Art
- die Ablage in Ihrer Schweizer Cloud oder Ihrem bestehenden Laufwerk
- ein Protokoll, was wann wohin abgelegt wurde
Sie tun
- Belege weiterleiten oder mit dem Handy fotografieren und schicken
- ab und zu in «Prüfen» schauen und entscheiden
- sagen, wenn ein neuer Absender regelmässig dazukommt
Patientenakten und andere Gesundheitsdaten gehören nicht in diesen Ablauf. In einer Praxis nur für die Verwaltung.
Datenschutz, kurz.
Wo die Dateien liegen
In einer Schweizer Cloud, zum Beispiel kDrive von Infomaniak, oder auf Ihrem bestehenden Laufwerk. Der Ablauf selbst läuft auf Schweizer Webhosting.
Texterkennung
Nur auf dem Server des Ablaufs, keine KI-Cloud. Für die Texterkennung verlassen Ihre Belege diesen Server nicht.
Was wir sehen
Nur, was für Betrieb und Reparatur nötig ist. Zugriff und Protokoll halten wir schriftlich fest.
Vertrag
Wir schliessen mit Ihnen einen Auftragsbearbeitungsvertrag ab und legen offen, welche Dienste beteiligt sind und in welchem Land.
Ein Preis, monatlich kündbar.
Dokumentenablage: was es kostet
CHF 490Einrichtung, einmalig
CHF 149im Monat, monatlich kündbar
Endpreise ohne Mehrwertsteuer, keine Mindestlaufzeit. Eine zweite Sprache für alle Textbausteine kostet einmalig CHF 190.
Wir schicken Ihnen den Zahlungslink per E-Mail, meist am selben Arbeitstag.
So geht es weiter: 1. Bestellen. 2. Am nächsten Arbeitstag kommt ein kurzer Fragebogen per E-Mail; Passwörter verlangen wir nie per E-Mail. 3. Wir richten alles ein und schicken den ersten Bericht nach einem Monat. Monatlich kündbar.
Im Monatsbetrag enthalten
- Betrieb und Überwachung des Ablaufs
- Reparatur, wenn etwas klemmt
- eine kleine Textänderung pro Monat
- ein Monatsbericht in einem Satz
Nicht enthalten: Lizenzen für Programme, die Sie selbst nutzen.
Fragen zu diesem Ablauf.
/01Was passiert mit Dokumenten, die der Ablauf nicht erkennt?
Sie landen unverändert im Ordner «Prüfen». Dort entscheiden Sie. Kommt ein Absender öfter, nehmen wir ihn in die Regeln auf.
/02Brauche ich eine neue Cloud?
Nicht unbedingt. Wir können in Ihr bestehendes Laufwerk ablegen, wenn es erreichbar ist. Wer neu anfängt, bekommt eine Schweizer Lösung vorgeschlagen, zum Beispiel kDrive von Infomaniak.
/03Ersetzt das meine Buchhaltung?
Nein. Der Ablauf sorgt dafür, dass Belege vollständig und auffindbar sind. Falls Sie bexio nutzen, prüfen wir, ob Belege zusätzlich dorthin übergeben werden können.
/04Liest eine KI meine Belege?
Nein. Erkannt wird nach Absender und festen Stichworten, die Texterkennung läuft auf dem Server des Ablaufs. Kein Dokument geht an einen KI-Dienst.
/05Kann ich jederzeit aufhören?
Ja. Der Monatsbetrag ist monatlich kündbar, es gibt keine Mindestlaufzeit. Alle Dateien liegen ohnehin bei Ihnen.
Wo liegt der Lieferschein von letzter Woche?
Im Erstgespräch schauen wir, woher Ihre Belege kommen und wohin sie sollen. Dreissig Minuten, kostenlos, ohne dass Sie danach etwas kaufen müssen.